外国人社員にも、日本で住民票が作成される場合はマイナンバーが付番されます。
企業では税や社会保険の手続きに使用するため、来日後のどの段階で確認できるかを把握しておくと、入社手続きを進めやすくなります。
番号が通知される流れと、会社側の確認事項を整理します。
住民票のある外国人も付番の対象
マイナンバーは、住民票を有する人に付けられる12桁の番号です。国籍による違いはなく、
特定技能や技術・人文知識・国際業務などで日本に住み、住民票が作成される外国人も対象になります。
観光などの短期滞在で来日し、住民票が作成されない人には、新たに付番されません。
来日後は住民登録を経て番号が通知される
初めて日本で住民登録をする場合は、住居地の市区町村で転入手続きを行うと、マイナンバーが付番されます。
番号を取得するためだけの申請は不要です。
住民登録後、通常2〜3週間程度で「個人番号通知書」が簡易書留で届きます。
届かない場合は、不在票や登録住所を確認し、市区町村へ相談してください。
マイナンバーと、顔写真付きのマイナンバーカードは別のものです。
カードの取得は任意で、希望する場合は別途申請します。カードが手元になくても、すでに番号が付いていることがあります。
企業は利用目的を伝えて番号・本人を確認
会社が番号の提供を求める際は、源泉徴収票の作成や社会保険の届出など、利用目的を本人に伝えます。
提出を依頼する書類と担当窓口も、本人が理解できるよう案内しましょう。
確認には、番号が正しいことを確かめる「番号確認」と、その番号の持ち主であることを確かめる「身元確認」が必要です。
マイナンバーカードがあれば1枚で両方を確認できます。
カードがない場合は、マイナンバー記載の住民票の写しと在留カードなどを組み合わせて確認します。
「個人番号通知書」は、番号を証明する書類や身分証明書としては使用できません。
入社手続きで早く番号を確認したい場合も、カードの交付を待つ必要はなく、番号記載の住民票の写しを利用できます。
受け取った番号は税・社会保険などの認められた事務に限って使用し、取扱担当者や閲覧権限を限定して管理してくださいね。
※本記事は執筆時点の情報に基づいて作成しています。最新の制度については出入国在留管理庁・法務省の最新情報をご確認ください。
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