社内マニュアルは、外国人社員に会社のルールを伝えるだけでなく、入社後の「分からない」「聞きにくい」を減らすための重要なツールです。
特に外国人雇用では、日本人社員にとって当たり前の習慣が伝わらないこともあります。
言語だけでなく、文化や雇用慣行の違いも踏まえて作成することが、働きやすい職場づくりにつながります。
外国人社員向けマニュアルに入れておきたい内容
外国人社員向けの社内マニュアルを作る際は、最初から情報を詰め込みすぎないことがポイントです。
入社直後に必要な情報と、仕事に慣れてから確認すればよい情報を分けると、使いやすくなります。
具体的には、次のような項目を整理しておくとよいでしょう。
・勤務時間、休憩時間、休日
・出勤、退勤の方法
・遅刻や欠勤をするときの連絡方法
・休暇の申請方法
・給与の支払日や給与明細の見方
・社会保険や税金の基本的な説明
・服装や身だしなみ
・職場で守る安全上のルール
・仕事で困ったときの相談先
・ハラスメントなどに関する相談窓口
・災害や事故が発生した場合の対応
・会社の設備や備品を使うときのルール
業種によっては、作業手順や衛生管理、機械の操作方法なども必要です。
すべてを1冊にまとめる必要はありません。「入社時マニュアル」「業務マニュアル」「安全衛生マニュアル」など、用途ごとに分ける方法もあります。
厚生労働省の「外国人雇用管理指針」では、社内規程等の多言語化など、職場で円滑にコミュニケーションできる環境整備に努めることが示されています。
外国人社員からの苦情や相談を受け付ける体制づくりについても記載されています。
マニュアルだけを渡して終わるのではなく、「分からない場合は誰に聞けばよいか」までセットで伝えておくことが大切です。
「翻訳するだけ」では伝わらないことがある
外国人社員向けマニュアルというと、日本語の既存資料を英語や母国語へ翻訳する方法を思い浮かべるかもしれません。
多言語化は有効ですが、単純に翻訳すれば十分とは限りません。
やさしい日本語を活用する
外国人社員の日本語レベルによっては、「やさしい日本語」で説明する方法も選択肢になります。
出入国在留管理庁も「在留支援のためのやさしい日本語ガイドライン」や研修教材を公開しています。
例えば、
「体調不良等により出勤が困難な場合は、速やかに所属長へ連絡してください」
という文章なら、
「病気などで会社を休むときは、仕事が始まる前に上司へ連絡してください」
とすると、意味を理解しやすくなります。
「速やかに」「所定の」「原則として」といった表現は、日本語に慣れていない人には意味が伝わりにくい場合があります。
文章を短くし、誰が・いつ・何をするのかを具体的に書くことがポイントです。
写真やイラストを取り入れる
文章だけで説明しにくい内容には、写真やイラスト、図を活用すると理解しやすくなります。
特に安全に関する情報は、言葉だけに頼らない工夫が必要です。
厚生労働省の外国人労働者向け安全衛生情報でも、外国人が理解できる方法による安全衛生教育が求められており、多言語の漫画教材やイラストを使った注意喚起資料などが公開されています。
例えば、工場で「このエリアには入らないでください」と伝える場合、文章だけではなく、立入禁止エリアの写真やマークを併記する方法があります。
機械の操作、制服の着用方法、清掃手順なども、実際の職場で撮影した写真を使うと伝わりやすくなります。
日本独自の職場ルールは具体的に説明する
社内マニュアルを作るときに見落としやすいのが、「日本人社員なら説明しなくても分かる」と考えているルールです。
例えば、「遅刻しそうなら連絡する」というルールだけでは、何分前までに、誰へ、どの方法で連絡すればよいのか分からないかもしれません。
「始業時間に遅れると分かった時点で、直属の上司へ電話してください」のように、具体的な行動まで示すと理解しやすくなります。
有給休暇についても、「事前に申請してください」だけではなく、社内で定めた申請方法や担当者を説明しておくと迷いにくくなります。
一方で、社内の慣習と法律上のルールを混同しないことも大切です。
「日本では普通だから」という理由だけで、一律に外国人社員へ特定の行動を求めるのではなく、
就業規則や社内規程との整合性を確認したうえで記載しましょう。
外国人社員向けだけに別のルールを作るのではなく、既存の社内ルールを「どうすれば正確に伝えられるか」という視点で整理することが基本です。
作って終わりではなく、実際に使えるか確認する
マニュアルが分かりやすいかどうかは、作成した担当者だけでは判断しにくいものです。
完成前に外国人社員や外国人雇用の支援担当者などに確認してもらい、
「意味が分からない言葉はないか」「具体的な行動が分かるか」をチェックすると改善点を見つけやすくなります。
入社時のオリエンテーションで一緒にマニュアルを確認する方法も効果的です。
特に安全衛生や緊急時の対応は、「資料を渡したから理解している」と考えず、説明後に本人へ質問するなどして理解度を確認するとよいでしょう。
外国人社員から繰り返し同じ質問が出る場合は、それ自体がマニュアルを改善するヒントになります。
「外国人社員が理解できない」と考えるのではなく、「説明の仕方や情報の置き場所を改善できないか」という視点を持つことで、日本人社員にとっても使いやすいマニュアルになることがあります。
出入国在留管理庁では、日本で生活・就労する外国人向けに「生活・就労ガイドブック」を多言語で公開しています。
社内マニュアルですべての生活情報を説明するのではなく、公的資料を案内する方法も活用できます。
まとめ
外国人社員向けの社内マニュアルでは、多言語化だけでなく、やさしい日本語や写真、イラストを使い、「読める」だけでなく「何をすればよいか分かる」内容にすることがポイントです。
マニュアル作成をきっかけに受入れ体制や相談先も整理しておくと、入社後の行き違いを減らしやすくなります。
外国人材の採用や受入れ体制についてお困りの場合は、SORIOSまでお気軽にご相談ください。
※本記事は執筆時点の情報に基づいて作成しています。最新の制度については出入国在留管理庁・法務省の最新情報をご確認ください。
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