海外在住の外国人を採用する際は、在留資格の審査や査証の取得、渡航準備にかかる時間を見込んで入社予定日を決めます。
手続きの進み方によっては、希望日に来日できない場合もあります。
企業と本人で日程を共有し、予定がずれたときにも調整できるよう準備しておきましょう。
入社予定日は審査後の手続きも含めて決める
在留資格認定証明書交付申請の標準処理期間は1〜3か月です。
ただし、これは個別の申請で交付日を約束するものではありません。
申請する在留資格の最新の平均審査処理期間も参考にしながら、余裕を持って予定を組みます。
証明書の交付後も、通常は現地での査証申請や渡航準備が必要です。
外務省が示す査証発給の目安は、問題がない場合、申請受理の翌日から5業務日ですが、追加確認などで長くなる場合があります。
「証明書が交付されそうな日」を、そのまま入社日に設定しないようにしましょう。
来日予定日と勤務開始日を分けて調整する
本人には、現在の勤務先の退職手続きや、出国までに必要な準備期間を確認します。
日本側でも、住居への入居日、空港からの移動、受入れ担当者の予定をそろえておきましょう。
例えば、月曜日から勤務する予定なら、前日夜の到着で無理がないか、生活用品の準備や通勤経路の確認に時間を取れるかを検討します。
一律に何日前の入国が必要というものではなく、本人と受入れ先の状況に合わせて決めてください。
雇用契約の開始日、来日予定日、最初に出勤する日を一覧にしておくと、関係者の認識のずれを防げます。
遅れる場合の連絡と変更方法を決めておく
内定時には、審査や査証発給の状況によって入社日を調整する可能性を説明します。
「いつ状況を共有するか」「予定日に間に合わないと分かったら誰へ連絡するか」も決めておきましょう。
変更が必要になったら、新しい雇用開始日について本人と協議し、合意内容を書面に残します。
契約期間や賃金の扱いなど、開始日に連動する条件も併せて確認してください。
航空券や住居を手配する際は、変更・取消しの条件も確認しておくと、日程がずれた場合の負担を把握できます。
入国の見通しに合わせて社内予定を更新する
現場の配属や研修は、入社予定日に加えて、査証の取得状況や渡航便の確定状況を共有しながら調整します。
予定日に来られない場合の人員配置も考えておくと、本人に無理な渡航を求めずに対応できます。
入国後は、予定する仕事が認められる在留資格で上陸許可を受けていることを確認して、勤務を開始しましょう。
※本記事は執筆時点の情報に基づいて作成しています。最新の制度については出入国在留管理庁・法務省の最新情報をご確認ください。
株式会社SORIOS
広報窓口
