特定技能外国人を採用したものの、「仕事に慣れているのか分からない」「困っている様子はないのに突然退職の相談をされた」といった悩みを持つ企業もあります。
外国人材の定着を考えるうえで、日頃のコミュニケーションと面談は欠かせません。
特に特定技能1号では、制度上も定期的な面談が義務的支援の一つに位置付けられています。
ただし、面談を実施するだけでは十分とはいえません。小さな困りごとを早めに把握し、職場改善につなげる機会として活用することが大切です。
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特定技能外国人の定期面談とは
在留資格「特定技能1号」の外国人を受け入れる場合、特定技能所属機関は「1号特定技能外国人支援計画」を作成し、計画に基づいた支援を行う必要があります。
支援は特定技能所属機関が自社で行うほか、登録支援機関へ委託することも可能です。
出入国在留管理庁は、義務的支援の一つとして「定期的な面談・行政機関への通報」を定めています。
定期面談は3か月に1回以上実施する必要があります。
現在は、面談対象者の同意がある場合、オンライン会議システムやテレビ電話などを利用した面談も可能です。
ただし、本人が対面を希望する場合や、オンライン面談で問題が疑われる場合などは、対面での面談が必要になります。
ここで企業が注意したいのは、制度上必要な面談と、定着のためのコミュニケーションを分けて考えすぎないことです。
「3か月に1回面談したから問題ない」と考えるのではなく、面談で得た情報を日常の受入れ環境の改善に生かすことで、支援がより実務的なものになります。
特定技能外国人の定着につながる面談の進め方
面談で本音を聞き出そうとして、いきなり「困っていることはありますか」と質問しても、「ありません」と答えて終わってしまう場合があります。
言葉の問題だけではありません。
上司への遠慮や、「不満を伝えると評価が下がるのではないか」という心配から、話しにくいことも考えられます。
そのため、一問一答ではなく、具体的なテーマに分けて確認すると状況を把握しやすくなります。
①仕事の状況を具体的に確認する
「仕事は大丈夫ですか」だけでは、具体的な課題が見えてきません。
例えば、次のような質問にすると答えやすくなります。
・今、一人でできる仕事は何ですか
・まだ難しいと感じる作業はありますか
・仕事の説明で分からない日本語はありますか
・誰に質問すればよいか分かりますか
・仕事量や勤務時間で困っていることはありますか
・職場で危ないと感じたことはありませんか
外国人本人が「自分の能力不足だ」と思っていた問題が、実際にはマニュアルや指示方法を改善することで解決できるケースもあります。
本人側だけに原因を求めず、職場側で変えられることがないか確認する視点を持つことがポイントです。
②人間関係について確認する
職場の人間関係は、本人から話題にしにくいテーマの一つです。
「人間関係は問題ないですか」という質問だけで終わらせず、日常の場面に沿って聞いてみます。
例えば、「仕事で分からないときに相談できる人はいますか」「休憩時間はどのように過ごしていますか」といった聞き方です。
特定技能外国人と日本人従業員の間で問題が起きているとは限りません。
同じ国籍の外国人同士の人間関係や、先輩・後輩間の悩みを抱えている可能性もあります。
面談担当者は「誰が悪いのか」を判断する前に、本人がどのような状況に置かれているかを整理することが大切です。
③生活面の困りごとも確認する
外国人材の定着を考えるとき、職場だけを見ていては分からない問題があります。
住居、交通、行政手続、病院、銀行、買い物など、日本で生活するうえでの困りごとが仕事にも影響するためです。
例えば、通勤手段に負担がある、行政手続の方法が分からない、生活上のルールを理解できていない、といったケースがあります。
仕事には満足していても、生活上の負担が大きければ、日本で働き続けること自体に不安を感じる可能性があります。
面談では仕事と生活を切り離さず、両方の状況を確認するとよいでしょう。
④今後の希望を聞く
現在の不満だけでなく、「これからどう働きたいか」を確認することも大切です。
「覚えたい仕事はありますか」「今後どのような仕事ができるようになりたいですか」など、将来に目を向けた質問を取り入れます。
本人の希望をすべて実現できるとは限りません。
それでも、会社で目指せる役割や必要なスキルを説明できれば、働き続けるイメージを持ちやすくなります。
できることと難しいことを曖昧にせず、企業側から丁寧に伝えることも信頼関係づくりにつながります。
面談を「聞くだけ」で終わらせないことが大切
定着支援で注意したいのは、面談を実施すること自体が目的になってしまうことです。
本人から相談を受けても、その後何も変わらなければ、「話しても意味がない」と感じる可能性があります。
面談後は、相談内容を次の3つに整理すると対応しやすくなります。
・すぐに対応できること
・社内で確認が必要なこと
・制度や専門機関への確認が必要なこと
例えば、「作業指示が分かりにくい」という相談であれば、指示を短い日本語にする、写真付きの作業手順書を用意するなど、現場で改善できる場合があります。
一方、労働条件や在留資格などに関係する内容は、担当者だけで判断せず、社内の責任者や登録支援機関などと連携して確認します。
特に、定期面談や相談を通じて法令違反などを把握した場合には、内容に応じて関係行政機関への通報など、制度上必要な対応があります。
面談結果についても記録を残しておきます。
出入国在留管理庁では、定期面談報告書として「特定技能外国人用（参考様式第5－5号）」と「監督者用（参考様式第5－6号）」が用意されています。
定期面談を実施した場合は、問題の有無にかかわらず報告書を作成し、求められた際に提出できるようにしておく必要があります。
定着率を高めるなら3か月に1回の面談だけに頼らない
制度上の定期面談は3か月に1回以上ですが、外国人材の定着という視点では、それだけで十分とは限りません。
特に入社直後は、仕事、生活、日本語、人間関係など、短期間で多くの環境変化があります。
そのため、日頃から声をかけたり、入社後の早い段階で状況を確認したりするなど、相談しやすい関係をつくることが効果的です。
現場の上司だけにフォローを任せるのではなく、「仕事は現場責任者」「生活や支援は担当者・登録支援機関」のように、相談先を本人にも分かる形にしておくと安心につながります。
登録支援機関に委託している場合は？
1号特定技能外国人支援計画の全部の実施を登録支援機関に委託している場合、義務的支援として定められている定期面談は、登録支援機関が実施します。
そのため、受入れ企業が制度上の定期面談を別途実施する必要はありません。
ただし、外国人材の定着を考えると、日頃のコミュニケーションまで登録支援機関に任せきりにするのは避けたいところです。
仕事の教え方や職場の人間関係、業務上の小さな困りごとは、日々一緒に働いている企業だからこそ気付けることがあります。
登録支援機関による定期面談と、受入れ企業による日常的な声かけやフォローを組み合わせることで、問題を早い段階で把握しやすくなります。
まとめ
特定技能外国人との面談は、制度上必要な手続であると同時に、職場や生活上の小さな変化に気付く機会でもあります。
仕事、人間関係、生活、今後の希望まで具体的に確認し、相談を受けた後の対応まで丁寧に行うことが定着支援につながります。
制度上の面談だけでなく、日頃から話しやすい環境を整えることも欠かせません。
特定技能外国人の受入れや、採用後の支援体制づくりでお困りの場合は、SORIOSまでお気軽にご相談ください。
※本記事は執筆時点の情報に基づいて作成しています。最新の制度については出入国在留管理庁・法務省の最新情報をご確認ください。
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